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EPLAN: In voller Fahrt vom V-Modell auf Agil umgestellt

Innerhalb von gerade einmal 15 Monaten stellte EPLAN seine Software Entwicklungsprozesse vom V-Modell auf eine agile Vorgehensweise unter Projektleitung des ALM-Spezialisten AIT höchst erfolgreich um. Das Projekt lief nicht nur kürzer und kostete weniger als geplant, es bringt EPLAN mehr Flexibilität, verbessert die Zusammenarbeit der weltweiten Standorte und erhöht die Effizienz. Außerdem verfügt EPLAN jetzt über eine zukunftssichere Software Tool-Landschaft.

UMSTELLUNG ALLER PROZESSE FÜHRT ZU MEHR EFFEKTIVITÄT
Thomas Hansen: „Wir wollten künftig moderner und flexibler arbeiten sowie Entscheidungen mehr in die Breite verlagern.“ Auch die „buntgemischte Werkzeugkiste“ an Entwicklungs-Tools sollte durch zukunftssichere integrierte Werkzeuge ersetzt werden.
Bereits im Jahr 2012 sprach Thomas Hansen mit seinem Leitungsteam mit dem Stuttgarter ALM-Spezialisten AIT (ALM - Application Lifecycle Management). Eine erste Analyse der Berater von AIT ergab, dass bereits eine alleinige Umstellung der Entwicklungsprozesse vom V-Modell auf eine agile Arbeitsweise nachweisbare Effizienzeffekte hervorbringen würde. Durch das zusätzliche Einbeziehen der Bereiche Produktmanagement und Qualitätssicherung eröffneten sich jedoch nochmals deutlich höhere Effizienzpotenziale. Neben der Qualitätssicherung ist gerade auch das Produktmanagement für EPLAN besonders wichtig, denn diese Mitarbeiter kennen am besten die Anforderungen der Kunden. Und die sollen sich in den Produkten niederschlagen.

Wasserfall Organisationsstruktur bei EPLAN
Agile Organisationsstruktur bei EPLAN

150 MITARBEITER IN DAS ENTWICKLUNGS-REENGINEERINGPROJEKT EINBEZOGEN
Als Ergebnis der gemeinsamen Evaluierungsstudien mit AIT wurde ein entsprechendes Projekt aufgesetzt. Erst nach der Ausweitung des Entwicklungs-Reengineering-Projektes auf die Niederlassungen in Cieszyn (Polen), Prag und Stuttgart – auf alle vier Entwicklungsstandorte von EPLAN – gab die Geschäftsleitung die Freigabe für den Projektstart.„Bisher ging es darum, die Arbeitsweise von 100 Mitarbeitern auf das SCRUM-Vorgehensmodell und agile Entwicklung umzustellen, jetzt betraf das Projekt rund 150 Mitarbeiter“, erzählt EPLAN- Projektleiter Ralf Mische. Er agierte in diesem großen Projekt als Projektleiter, neben dem externen Projektleiter von AIT.

GLEICHZEITIGE EINFÜHRUNG VON AGILER ARBEITSWEISE UND TFS

Am Projektanfang zu Beginn des Jahres 2014 stand zunächst eine ausführliche Analyse der Tool-Landschaft, der Prozesse und der Organisationsstrukturen an allen vier Standorten auf dem Programm. Anfang März startete dann das eigentliche Projekt der Transition mit dem auf alle Standorte übergreifenden ALM Program Management-Team mit insgesamt 25 Personen. Dies war unterteilt in ein ALM Program Management Board, unter dem die Teams für die Agile Transition, Engineering und Test-Management gegliedert waren. Im Team für die Agile Transition wurden gleichzeitig die Zuständigkeit für das Projektmanagement und die Prozesse angesiedelt.

Weil Integration und Harmonisierung der Strukturlandschaft über alle Standorte bei EPLAN ebenfalls ein wichtiges Ziel der Umstellung war, wurde das ALM Program-Team zahlenmäßig bewusst größer als üblich konzipiert. Damit konnten Mitarbeiter aller Standorte einbezogen werden.
Mit Einführung einer agilen Vorgehensweise sollte zudem die Tool-Landschaft durch Einführung des Microsoft Team Foundation Server(TFS) vereinheitlicht werden. Eine zentrale Frage lautete nun: Wie können effektiv, ohne Zeitverluste agile Teams kreiert werden? Sollte zuerst die Umstellung auf den TFS erfolgen und dann anschließend die Teams gebildet und mit der agilen Arbeitsweise vertraut gemacht werden? Die Antwort lautete, dass nur eine gleichzeitige, parallele Einführung wirklich effizient ist. Aus diesem Grund startete ein agiles Pilotteam, das die ersten Mitarbeiter als Multiplikatoren in den Bereichen Training, Coaching und Tooling schulte. Zeitgleich dazu wurde an der Konzeption der Multi-Team-Organisation gearbeitet.

SUKZESSIVER START DER AGILEN TEAMS
Anschließend starteten innerhalb von sechs Wochen acht agile Kernteams mit anfangs jeweils drei Tagen Schulung und Training. Am 1. Tag standen die Grundlagen von Scrum auf dem Programm, der 2.Tag galt dem praktischen Training und der 3. Tag der Sprint-Planung im echten Projektumfeld mit dem TFS. Danach war das Team intern komplett umstrukturiert: ein Team, das künftig zusammenarbeitet, ein Raum für das Team, ein Tool mit dem gearbeitet wird; alle weiteren Trainings in und mit diesem Team. Neben den Scrum-Rollen – Development Team, Scrum Master und Product Owner – werden weiterhin Manager benötigt. Allerdings wandeln sich deren Tätigkeitsfeld: weniger operatives Geschäft, hin zu mehr Kollaborationsaufgaben.

PROJEKT IN VIELER HINSICHT ERFOLGREICH
Das anspruchsvolle Ziel, dass bis Ende 2014 alle agilen Teams produktiv arbeiten, wurde erreicht. Ralf Mische: „Dank guter Vorbereitung und des Coachings durch AIT klappte die Umstellung im laufenden Betrieb reibungslos. Einige Kollegen hatten bisher teilweise über ein Jahrzehnt nach dem V-Modell gearbeitet. Unter diesem Aspekt ist die zügige Umstellung besonders beachtlich.“
Parallel dazu nahm die Etablierung der neuen agilen Organisation mit der Portfolio Layer-Schicht und den Boards immer mehr Gestalt an. Sukzessiv sind die verbliebenen sieben Teams in die agile Welt gestartet und alle Teams wurden weiter geschult.
Thomas Hansen: „Dieses Projekt war ein voller Erfolg. Es benötigte nur 15 statt der gEPLANten 18 Monate, zudem wurde das Budget unterschritten. Wir sind sehr, sehr gut unterwegs und nähern uns der angestrebten Marke von 15 % Effizienzsteigerung. Außerdem konnten wir die Flaschenhälse auflösen und unsere bunt gemixte Tool-Landschaft durch den Team Foundation Server ablösen. Durch die einheitliche Struktur und Arbeitsweise funktioniert die Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen besser und flexibler.“

FAZIT
Innerhalb von lediglich 15 Monaten konnte bei EPLAN das V-Modell auf eine agile Organisation umgestellt und die Tool-Landschaft für die Softwareentwicklung erneuert werden.

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Kontakt

AIT - Applied Information
Technologies GmbH & Co. KG

Leitzstrasse 45
70469 Stuttgart
GERMANY

Tel.: +49 (711) 490 664 30
Fax: +49 (711) 490 664 40
info@aitgmbh.de

Kundenstimmen

„Wir entwickelten bisher sehr erfolgreich an vier Standorten unseres Unternehmens nach unterschiedlichen Modellen“, erzählt Entwicklungsleiter Thomas Hansen, „am Hauptstandort in Monheim für die EPLAN Plattform mit ca. 100 Mitarbeitern nach dem V-Modell. Obwohl alles reibungslos klappte, waren die Entwicklungsprozesse dennoch ausgereizt."
Bei der bisherigen Vorgehensweise gab es zu viele Dokumente, zu viele Entscheidungs- und zu viele Abstimmungsprozesse. Dadurch gab es an einigen Stellen häufige Engpässe, diese blockierten die weitere Entwicklungsarbeit. Die Releases wurden im jährlichen Abstand erstellt.
Thomas Hansen
Entwicklungsleiter bei EPLAN

Über EPLAN Software & Service GmbH & Co. KG

EPLAN berät Unternehmen in der Prozessoptimierung, entwickelt softwarebasierte Engineering-Lösungen für die Mechatronik und realisiert maßgeschneiderte CAD-, PDM-, PLM- und ERP-Schnittstellen. Damit werden die Produktentstehungsprozesse der Kunden beschleunigt. Sie können effizienter arbeiten und ihre Time-to-Market verkürzen. Umfassende Dienstleistungen wie Unternehmensberatung zu Variantenmanagement und Konfiguration, Prozessberatung zu Standardisierung, Automatisierung und Integration, Implementierungen, Trainings und Support Services gehören ebenfalls zum Leistungsspektrum von EPLAN.